Как ИИ-агент увеличил количество тендерных заявок в 2,5 раза

Задача

Тендерный отдел из трёх специалистов еженедельно просматривал 80–100 закупок, но успевал подавать только около 12 заявок в месяц.

Поиск подходящих тендеров, анализ технических заданий, проверка требований к оборудованию и сбор документов выполнялись вручную. На обработку входящих закупок уходило около трёх часов ежедневно, а подготовка одной заявки занимала в среднем четыре рабочих дня.

Из-за высокой операционной нагрузки компания пропускала потенциально выгодные закупки. Требовалось автоматизировать рутинные этапы работы тендерного отдела, чтобы увеличить количество заявок без найма дополнительных сотрудников.

Как подошли к задаче

Начали не с выбора ИИ-модели, а с изучения реальной работы тендерного отдела.

Наш ИИ-инженер погрузился в бизнес-процессы компании: буквально прошёл вместе с владельцем процесса весь путь тендерной заявки — от появления закупки до подготовки документов и согласования участия. Работал бок о бок со специалистами тендерного отдела, общался с техническими экспертами, производством и коммерческим подразделением, чтобы понять, как принимаются решения, откуда поступают данные и на каких этапах возникают задержки.

Это позволило выявить не только рутинные операции, но и скрытые зависимости между подразделениями, исключения из стандартных сценариев и критерии, которыми сотрудники руководствуются на практике. Именно эту логику мы заложили в работу ИИ-агента, а не просто автоматизировали существующую последовательность действий.

Выяснили, на каких этапах команда теряет больше всего времени и какие действия можно автоматизировать без риска для бизнеса.

Особое внимание уделили исключениям: неоднозначным техническим требованиям, неполным комплектам документов и ситуациям, когда решение об участии невозможно принять автоматически.

Проверяли решение на действующих тендерах и корректировали правила на основе обратной связи специалистов. При этом сохранили контроль сотрудников над коммерческими условиями и окончательной подачей заявки.

Что сделали

Разработали ИИ-агента для автоматизации поиска тендеров, анализа закупочной документации и подготовки заявок.

В результате сотрудники сосредоточились на оценке коммерческой привлекательности закупок, согласовании условий и принятии решений, а не на ручной обработке документов.